Valg af CMS

Hvordan vælger du et CMS (content management system), som er med til at give brugerne af dit site en god oplevelse? Er der et CMS, som er bedre end de øvrige på markedet, og som vil være det sikre valg? Så enkelt er det desværre ikke. Systemerne har forskellige styrker.

Tag afsæt i strategi og mål

Der er ikke ét CMS, som er det bedste til alle formål. Har du et simpelt website, er du bedst tjent med et simpelt CMS. Er dine behov komplekse, og har du fx brug for omfattende integration med andre systemer, er du bedst tjent med et CMS, der på forhånd er gearet til komplekse behov, og som passer godt sammen med de andre systemer.

Dan dig et klart billede af, hvor du vil hen, og brug det til at styre projektet og fokusere på det væsentlige: Hvad er sitets formål, og hvilken oplevelse skal brugerne have på sitet? Selv om det umiddelbart handler om et nyt system, så er det virksomhedens eller organisationens overordnede mål, der er omdrejningspunktet.

Måske har du et site med mange redaktører, som nemt og hurtigt skal kunne publicere sider, men hvor der ikke er brug for avancerede arkiverings- og søgefunktioner. Da har du ikke brug for et CMS med komplekse workflows (arbejdsgange), rettigheder og metadata.

Det kan derimod være nødvendigt på et site, hvor juridiske forhold gør, at man skal kunne finde tilbage til arkiverede dokumenter, og hvor man skal have avancerede søgemuligheder. Men er behovet ikke tilstrækkeligt stort, ender de tekniske muligheder med at være en klods om benet på redaktørerne, som skal bruge systemet.

Her følger eksempler på overordnede mål og hvad det kan betyde for CMS'et:

Overordnet mål Betydning for CMS
Større salg i internetbutik Skal rumme en gennemprøvet e-butik med god brugervenlighed og evt. integration til lager-/ordresystem og kreditkortbetaling.
Opbygge community med bred brugerdeltagelse Skal have gode bruger-til-bruger funktioner som fx kommentarer, wiki, blogs, ratings, afstemninger etc.
Strømline selvbetjening for at skabe besparelser og bedre brugeroplevelse Skal være en god udviklingsplatform for selvbetjeningsløsninger. Skal let kunne integreres med øvrige systemer. Evt. integration af digital signatur eller andre typer signering.
Aflaste supportfunktion Skal have funktioner, som er målrettet support, fx online fejlrapportering, systematisk håndtering af FAQ (ofte stillede spørgsmål), godt udbyggede søgemuligheder, feedback, evt. wiki.

Brugeroplevelse skal konkretiseres

Fire ud af fem CMS'er har stort set de samme grundfunktioner, men der er stor forskel på, hvordan brugerne oplever at anvende dem. Og selv om brugerfladen kan tilpasses, er det langt nemmere at tage udgangspunkt i en brugerflade, som allerede er gennemprøvet og fungerer.

Eksempelvis har Microsoft Shareproint en brugerflade, der minder meget om andre Microsoft-produkter. Det er en fordel, hvis brugerne i forvejen er fortrolige med dem.

Sæt ord på brugeroplevelsen

Konkretisér hvad det er for en brugeroplevelse, CMS'et skal være med til at skabe, fx:

  • Det skal være meget hurtigt at foretage bestemte opgaver på sitet, og der må ikke være ventetider over 3 sekunder.
  • Brugerinterfacet skal være intuitivt at bruge, og brugeren skal kunne manipulere siderne med træk-og-slip af sideelementerne.
  • Siderne skal være simple og funktionelle uden unødvendige funktioner.

Det er svært at omsætte et ønske om en bestemt brugeroplevelse til en konkret løsning. Men gør en start ved at sætte ord på, hvad du gerne vil have, og henvis til, hvordan andre websites gør. Eksempelvis 'sitet skal tilbyde brugerne søgninger, som er hurtige og relevante i stil med site x, men med fleksibel mulighed for at raffinere søgeresultaterne som på site y'.

Overvej single sourcing tidligt i processen

Der kan være massive fordele ved at genbruge indhold – det være sig på tværs af:

  • samme site
  • forskellige sites
  • forskellige medier (web, mobilt web, trykte medier).

Eller med andre ord: single sourcing. For slutbrugeren er single sourcing en garant for, at indholdet er holdt systematisk ajour, og at redundant indhold elimineres. For redaktørerne betyder det mindre spild af tid med at vedligeholde det samme indhold i forskellige sammenhænge.

Hvis du vil gøre målrettet brug af single surcing, skal du tage stilling til det, inden du begynder at kigge på CMS'er. Start med at kortlægge:

  • Hvilke elementer består indholdet af?
  • Følger indholdselementerne faste skabeloner, eller har du brug for større fleksibilitet?
  • I hvilke sammenhænge skal indholdet genbruges?
  • Hvor detaljeret kontrol over layoutet har du brug for, især på tryk?
  • Hvordan versionerer du indholdet, herunder også på forskellige sprog?

De fleste CMS'er kan genbruge indhold i forskellige sammenhænge, men kun ganske få kan håndtere avanceret single sourcing. Har du brug for videregående single sourcing, skal du kigge på systemer, som er rettet mod det formål.

Vær åben over for, at der ikke nødvendigvis er ét system, som både egner sig til single sourcing og web generelt. I stedet kan det være en fordel at kombinere et single sourcing system med et CMS til almindeligt webindhold.

Gå leverandørerne på klingen

De fleste leverandører vil sige til dig, at deres system kan levere det, du ønsker. Men jo mere konkrete dine ønsker er, des mere kan du gå leverandørerne på klingen. Hvordan vil de imødekomme de forskellige ønsker? I hvor høj grad kan de gøre brug af standardfunktioner i systemerne frem for dyre specialudviklinger? Er der overensstemmelse mellem det, som de præsenterer dig for, og det, du ønsker?

Hav blik for skjulte omkostninger

Økonomien i dit webprojekt afhænger i høj grad af dit valg af CMS. For at kunne styre økonomien har du brug for at kunne estimere omkostningerne så realistisk som muligt, også selv om de fleste af omkostningerne ikke er kendte, når du vælger CMS. En entusiastisk projektleder kan have tendens til at vurdere omkostningerne for optimistisk.

Det er sjældent grundomkostningerne til CMS'et, der er den største udgift i webprojekter. Tilpasningen af CMS'et til dine behov koster til gengæld tit flere gange grundprisen for CMS'et.

Tøv ikke med at bruge ressourcer på at være helt sikker på at få den rette løsning, frem for at gå efter den løsning, som er billigst på kort sigt.

Til mange mindre projekter kan man med fordel vælge simple open source systemer som fx WordPress.

Licensmodeller kan byde på uventede overraskelser

Vælger du et proprietært system, kan du blive præsenteret for mange forskellige licensmodeller. De kan være afhængige af:

  • antal servere
  • antal CPU'er (computerprocessorer)
  • antal brugere
  • antal samtidige brugere
  • antal websider
  • trafikken på sitet
  • organisationens størrelse og type
  • tillæg for ekstramoduler

Typisk er prisen en kombination af en købspris og en årlig afgift på 15 - 25 pct. af købsprisen.

Dine behov kan ændre sig. Til at begynde med har du måske kun har brug for, at to – tre personer redigerer på dit site. Men senere kan du få behov for at have mange decentrale redaktører. Det kan vise sig at blive dyrt.

Organisations- og personaleudvikling kræver også ressourcer

Det kan kræve massive ressourcer at rulle et nyt system ud i en organisation. Lav derfor en realistisk plan for efteruddannelse, både i form af tidsforbrug og kursusudgifter.

Omkostningerne slutter ikke, når det nye site går i drift

Undervejs i et webprojekt og efter det nye site er gået i drift kommer du og andre til at få ideer til forbedringer. Brugernes forventninger til et godt website vil også udvikle sig. Og måske opdager I, at nogle af jeres løsninger ikke fungerede optimalt i praksis, og at I har behov for at forbedre dem.

Forvent derfor at det første år, efter det nye site er sat i drift, kan blive kostbart i tilpasninger.

Dårlig brugervenlighed er lig fiasko

Brugervenlighed er afgørende for et CMS-projekts succes. Brugervenligheden afhænger af hvordan man tilpasser brugerfladen, men oftest er CMS'ets indbyggede brugerflade også afgørende for brugervenligheden. Især for redaktørerne.

Brugervenlighed er ikke et absolut begreb. Den afhænger af, hvem brugerne er, og hvilke opgaver de skal løse. Redaktører, som skal arbejde med indhold på sitet mange gange om ugen, har først og fremmest brug for, at brugerfladen er effektiv og understøtter deres naturlige arbejdsgange.

For den mindre hyppige bruger er det derimod altafgørende, at systemet er let at gå til. Det skal så vidt muligt være selvforklarende og overholde almindelige konventioner for brugervenlighed.

Inden du vælger system, bør du lade de forskellige typer af brugere udføre relevante opgaver i CMS'et. Bed evt. leverandøren om at sætte et testsite op, som du kan arbejde på.

Du kan læse mere om CMS brugervenlighed i James Robertsons artikel 11 usability principles for CMS products.

Gå kun efter de funktioner, du har brug for

Lad dig ikke imponere af systemernes muligheder, men forhold dig til hvad du har brug for. Du kan læse mere om, hvad et CMS skal kunne, i artiklen CMS funktioner.

CMS implementeringer har ofte kun en levetid på 3 - 5 år. Det skyldes, at teknologien og brugernes forventninger flytter sig. Det hænger også sammen med, at CMS-projekter er vanskelige at styre, og derfor ikke altid indfrier virksomhedens eller organisationens forventninger.

Invester derfor ikke i en forkromet løsning med en masse muligheder, hvis du ikke ser et tydeligt behov for funktionerne inden for en kort tidshorisont (et par år). Selv om du gør et grundigt forarbejde, er der stor sandsynlighed for, at systemet kun når at være i drift i få år, inden det bliver nødvendigt at skifte system eller på anden vis opgradere løsningen.

I stedet gælder det om at gøre løsningen så simpel og brugervenlig som muligt.

Specialudviklinger koster

Det er næsten altid billigere at gøre brug af en eksisterende løsning frem for selv at starte fra bunden med en specialudvikling. Hav derfor blik for hvilke CMS'er, der giver mindst specialudvikling før de kan anvendes til dit site.

Det er ikke kun et spørgsmål om penge, men også om risiko. En færdig løsning giver ikke ubehagelige overraskelser som forsinkelser og budgetoverskridelser. Betal derfor gerne lidt mere for en løsning, som kan det, du har brug for, frem for at få bygget en specialløsning.

En færdig løsning kan være konstrueret anderledes og have en anden brugerinteraktion, end du eller din interaktionsdesigner havde i tankerne. Men vær åben over for, at den kan være velfungerende alligevel.

Tekniske standarder skal følges

Kræv at dit kommende CMS overholder tekniske standarder for HTML-kode og stylesheets. Det er desværre langt fra nogen selvfølge. Resultatet er, at sitet ikke kan anvendes på tværs af forskellige typer af browsere (fx Firefox, Safari, Opera). Det kan også give problemer med søgbarhed på Google. Standarderne kan fx være:

  • HTML5
  • CSS3

Samtidig med at du vælger standard for HTML og CSS, bør du også vælge, hvordan du skal validere, at standarderne bliver overholdt. Du kan fx bruge W3C's HTML validator og CSS validator.

Du bør også sikre dig, at så stor en del af layoutet som muligt styres via stylesheets. Det giver bedre struktur, og gør det nemmere at ændre layoutet.

CMS'et bør også understøtte handicaptilgængelighed. Genererer det en god og velstruktureret HTML-kode, er du kommet et stykke af vejen. Men det bør spille sammen med tilgængelighedsstandarden WCAG 2.0. God tilgængelighed er ikke kun et spørgsmål om teknik, det afhænger også af hvordan redaktørerne anvender CMS'et, og hvordan CMS'et tilpasses til det enkelte site.

Afklar hvilken teknisk platform, du ønsker

Alle CMS'er er bygget oven på en teknisk platform, det kan fx være:

  • Java
  • Microsoft .net
  • PHP/MySQL

Der er udmærkede systemer i alle kategorierne.

De fleste organisationer søger at holde sig til én teknisk platform. Det giver en mere effektiv drift, fokuserede kompetencer, mere overskuelig IT-sikkerhed og lettere integration mellem forskellige systemer. Derfor er det en fordel, hvis CMS'et passer sammen med det eksisterende IT-miljø i organisationen eller virksomheden. I hvert fald hvis man selv vil hoste løsningen.

Afklar derfor med IT-afdelingen hvilke ønsker, de har til systemets tekniske platform.

Open source er ikke kun et teknisk valg

CMS-markedet rummer både proprietære og open source systemer. Proprietær betyder, at der er nogen som har ejerskab over kildekoden, og at man betaler for at anvende systemet. Som regel betyder det også, at du ikke har adgang til kildekoden.

Blandt de proprietære CMS'er finder du fx:

Det er systemer, som man betaler en licens for. Uanset at man betaler for systemerne, udgør konsulentopgaver med tilpasning af systemerne normalt en større udgift end licensen.

Grænsen mellem open source og proprietær er flydende

I stedet for et proprietært CMS, kan man vælge et open source CMS. Grænsen mellem proprietære systemer og open source er ikke skarp. Nogle leverandører af proprietære systemer giver kunderne adgang til systemernes kildekode. Og nogle leverandører af open source systemer tilbyder et relativt simpelt grundprodukt, hvorimod en række mere avancerede moduler kan bruges mod betaling.

Nogle open source systemer udspringer af net-communities. Forskellige steder i verden har man haft de samme behov, og så har man fundet frem til at det var nemmest at gøre brug af hinandens udviklinger, og det er efterhånden blevet udkrystalliseret i et produkt.

Andre open source systemer er skabt af virksomheder med et kommercielt sigte fra starten. Det har været en mulighed for at markedsføre sig selv, og de har så bygget en forretning op omkring serviceydelser i forbindelse med deres system.

Open source systemer har forskellig kompleksitet

WordPress, som hører til i den mere simple ende af open source-markedet, har haft god vind i sejlene de seneste år. Det var oprindeligt et system til blog-publicering. Men senere er der kommet en række udvidelsesmoduler til, som har gjort det generelt anvendeligt som CMS. WordPress' fortrin er, at det er simpelt, brugervenligt og søgemaskinevenligt.

Blandt de mere omfattende open source CMS'er finder man:

  • Drupal – et velstruktureret, fleksibelt CMS med mange udvidelsesmoduler. Baseret på PHP og MySQL.
  • Umbraco - et dansk udviklet CMS, som er baseret på Microsoft .net.

Open source er også kultur

Kulturelle forhold spiller ind, når man vælger open source. En strømlinet, business-præget kultur præger mange high-end proprietære systemers salgs- og konsulentorganisationer, mens kulturen omkring open source ofte præges af en vilje til fællesskab og til at følge egne tekniske interesser - og en mindre skarp fokusering på forretning. Det bør man have i baghovedet, når man skal vurdere, om man kan samarbejde med den tekniske leverandør af et CMS.

Vær pragmatisk

I sidste ende handler det om hvad systemerne kan, om de er brugervenlige, og hvordan det samlede økonomiske regnestykke. Det er derfor en god idé at overveje både open source og proprietære systemer.

Prøv open source systemerne

Du kan prøve open source systemer på opensourcecms.org.