Sharepoint implementering - top down eller bottom up?

Mange større virksomheder og organisationer konsoliderer i disse år Sharepoint som deres omdrejningspunkt for vidensdeling og dokumenthåndtering. Processen fødes både af forretningsmæssige behov såvel som medarbejdernes ønske om nemt at kunne samarbejde.

Åbenlyse forretningsfordele baner vejen

Mange større virksomheder og organisationer konsoliderer Sharepoint som deres omdrejningspunkt for vidensdeling og dokumenthåndtering. Processen fødes af flere forskellige forhold:

  • Medarbejderne kan arbejde mere effektivt sammen på tværs af organisationen.
  • Rigtigt implementeret kan medarbejderne få lettere ved at finde frem til den information, de har brug for i deres daglige arbejde.
  • Sharepoint giver mulighed for at understøtte arbejdsgangene i en organisation på en mere effektiv måde, end med simple dokumenter på et fildrev.
  • Sharepoint giver bedre mulighed for at håndtere compliance, fx ved at logge tilgangen til kritiske oplysninger og opsætte workflows for regelmæssig revidering af dokumenter.
  • Har virksomheden i forvejen deres medarbejdere registreret i Active Directory (et Microsoft-baseret medarbejderkartotek), er det nemt at håndtere login og rettighedsgrupper.

Og der er mange andre fordele.

Medarbejderne vil have en fleksibel samarbejdsplatform

Fra et medarbejdersynspunkt giver Sharepoint også betydelige fordele, men her er det ofte mere nære ønsker der er på spil:

  • Medarbejderne vil gerne undgå at få for mange mails, så hvis dialogen i en medarbejdergruppe kan flyttes fra mailkommunikation til et Sharepoint teamsite, bliver det mere overskueligt.
  • Medarbejderne ønsker ét sted, hvor deres dokumenter og værktøjer er samlet.
  • Med Sharepoint teamsites er der mange simple opgaver, der bliver nemmere at udføre, fx at holde styr på, hvem der har ansvar for hvad i et projektarbejde.
  • For medarbejderne kan det være tungt at have referater, opgavelister, oversigter, ugesedler og lignende liggende i dokumenter, som skal åbnes op, kan være låste og skal lukkes ned igen. Især hvis man ved, at der er nemmere måder at gøre tingene på.

Det er især andre sociale onlineværktøjer, der viser vejen. Med Dropbox har medarbejderne set, at det er muligt helt ubesværet at dele dokumenter og billeder online. Og så har de set, hvor nemt det er at bruge Facebook, både til at holde styr på billeder, men også på mere praktiske opgaver, som at holde styr på invitationer, holde kontakt med venner der bor andre steder, træffe beslutninger online i bestyrelsen for den lokale sportsklub osv. Det præger forventningerne - medarbejderne tænker, at tingene kan gøres nemmere og smartere. Og det kan de.´

Office 365 er nemt og attraktivt

For mange virksomheder og organisationer kan Microsofts cloud-baserede Office 365 Business Premium være et godt valg. Den inkluderer Sharepoint og hele den øvrige portefølje af office-værktøjer. Medio 2015 ligger prisen på ca. 1.000 kr. pr. medarbejder årligt. Alt det praktiske med at håndtere serveropsætning sørger Microsoft for.

Microsoft har læst skriften på væggen

Microsoft ved godt, hvad vej vinden blæser i forhold til online samarbejdsværktøjer. Den går i retning af værktøjerne bliver mere sociale, overskuelige og brugervenlige - men stadig med avanceret funktionalitet som fx historik, overholdelse af compliance, single sign on osv. Derfor gav det god mening, at Microsoft smed 1,2 mia USD på bordet for at få fat i Yammer i 2012. Groft sagt er Yammer en klon af Facebook, tilsat et strejf af business.

For den almindelige bruger af Sharepoint betyder det, at Sharepoint er rykket et skridt i retning af Facebooks brugergrænseflæde. Og det er godt nyt for ledelsen, for det betyder at man rent faktisk kan tilbyde sine medarbejdere nogle sociale funktioner, de ellers måtte søge væk fra virksomheden for at finde. Og dermed også undgå, at kommunikationen styrer helt uden om virksomhedens egne værktøjer, og dermed kommer helt uden om ledelsens kontrol. Det giver bedre mulighed for at påvirke den interne kommunikation såvel som at holde styr på forretningskritisk og følsom information.

Velkommen til den hullede firewall

Hvor virksomhederne i dag har forstået, at medarbejderne har et rimeligt og velbegrundet behov for effektive interne samarbejdsværktøjer, halter det stadig mange steder med at få åbnet op for at samarbejde også handler om at kunne samarbejde ud af huset. Mange medarbejdere har brug for at kunne samarbejde med medarbejdere i andre virksomheder, let at kunne inddrage freelancere og tilbyde kunderne en samarbejdsplatform.

Her halter det mange steder. Typisk er der en eller anden - ofte bureaukratisk - vej ind i systemet via VPN, hvor man skal igennem forskellige trin for at blive godkendt. Selv fik jeg for nylig lov at opleve, hvordan jeg kun kunne komme ind på de interne systemer hos en større offentlig organisation, hvis der sad en medarbejder og overvågede mit arbejde. Det er selvfølgelig bedre, end at der slet ikke er en mulighed. Men stadig ikke godt nok.

Så her er en opgave, som sikkert giver mange IT sikkerhedsfolk udfordringer. Det skal blive nemmere at komme ind gennem firewallen til virksomhedernes samarbejdsværktøjer. Men på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

Medarbejderen i centrum - eller?

Både for ledelsen og for medarbejderne er der store fordele ved den udvikling, som er i gang. Og den vil betyde, at medarbejderne kommer mere i centrum og i højere grad kan forme et online-univers, som de frit og ubesværet kan arbejde i.

Men det er ikke det samme som at alting er frit. Med friheden følger også større risici. Og dermed også et behov for tydelige politikker, processer og retningslinier.

Så velkommen til et på én gang mere frit og fleksibelt arbejdsliv, men også en endnu mere kompleks hverdag, hvor medarbejderne i endnu højere grad er nødt til at se deres arbejde som en del af en større sammenhæng. Og hvor man forventes både at forstå og være med til løbende at forbedre sin virksomheds processer.